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Guardar documentos fiscais

Por quanto tempo é recomendado guardar documentos fiscais?

Luciano Otto
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O modo como uma empresa guarda documentos fiscais é de extrema importância para a saúde legal do negócio. Por esse motivo, manter os documentos em arquivo é essencial para fins comprobatórios. Isso porque os órgãos responsáveis e ocasionais processos trabalhistas podem exigir os registros durante o período estipulado de preservação.

As organizações que não podem comprovar ao Fisco os pagamentos que constam nesses registros correm o risco de precisar pagar novamente, adicionando-se uma multa de 20% sobre esse valor.

Quer saber mais sobre o assunto? Vem com a gente!

Tempo de Armazenamento Previsto na Legislação

O tempo de armazenamento dos documentos diverge em decorrência da lei que o estabelece e do cunho que ele tem. Assim, são diferentes os períodos para os registros tributários e trabalhistas.

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A seguir, conheça cada um e saiba qual a lei que rege o prazo:

Documentos Tributários

Documentos Trabalhistas e Previdenciários

Soluções para Armazenar os Documentos de Maneira Eficiente

O grande acúmulo de papéis pode se tornar um grande desafio. Além do espaço físico demandado, manter a organização adequada é um grande desafio. Para isso, a empresa deve buscar soluções inteligentes que auxiliem nessa tarefa.

Atualmente, há como implantar softwares que controlem os períodos de arquivamento dos registros. Isso contribui com o monitoramento do que deve ser mantido e o que deve ir para descarte, evitando-se, assim, o acúmulo de papéis desnecessários.

Uma ferramenta poderosa para otimizar o armazenamento é a nuvem — tendo em vista que guardar os registros em arquivos digitais minimiza o espaço físico necessário. Outra vantagem é a organização, pois os documentos podem ser catalogados de maneira simples. Assim, são encontrados rapidamente, a partir de qualquer lugar.

A maneira como a sua organização guarda documentos fiscais pode reduzir prejuízos e complicações legais. Os registros são cruciais para comprovar que a empresa funciona dentro da legalidade. Encontrando uma solução que facilite o armazenamento, essa tarefa deixa de ser uma dor de cabeça.

A Solução Para não Precisar Guardar Comprovantes de Registro de Ponto

Além do espelho-ponto, os comprovantes de registro de ponto garantem o direito do colaborador pois servem como prova em casos de ações judiciais. Por isso, a maioria dos colaboradores têm o costume de guardá-los, acumulando pilhas e pilhas desses papéis em suas gavetas de trabalho.

Com a Pontomais, é tudo digital. O colaborador tem acesso a todo o seu histórico de ponto de forma online, dentro do sistema, sem precisar guardar nada. E o melhor: tem o mesmo valor legal que os comprovantes impressos.

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