Voltar ao Blog
Guardar documentos fiscais

Por quanto tempo é recomendado guardar documentos fiscais?

Gabriel Colombo

O modo como uma empresa guarda documentos fiscais é de extrema importância para a saúde legal do negócio — por esse motivo, manter os documentos em arquivo é essencial para fins comprobatórios. Isso porque os órgãos responsáveis e ocasionais processos podem exigir os registros durante o período estipulado de preservação.

As organizações que não podem comprovar ao Fisco os pagamentos que constam nesses registros, correm o risco de precisar pagar novamente, adicionando-se uma multa de 20% sobre esse valor.

Quer saber mais sobre o assunto? Continue acompanhando nosso artigo até o final!

Tempo de armazenamento previsto na legislação

O tempo de armazenamento dos documentos diverge em decorrência da lei que o estabelece e do cunho que ele tem. Assim, são diferentes os períodos para os registros tributários e trabalhistas. Conheça cada um, a seguir, e saiba qual a lei que rege o prazo.

eBook Controle de Ponto

Documentos tributários

  • Nota Fiscal: o prazo de guarda do documento é de 5 anos, de acordo com a Lei 5.172, Código Tributário Nacional, Art. 173;
  • Nota Fiscal de saída: deve ser mantida pelo prazo de 10 anos, segundo a Lei 8.212, ou Lei Orgânica da Seguridade Social, Art. 46;
  • IRPJ: é necessário conservar a documentação por um período de 10 anos, estabelecido no Art. 33 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
  • DAMEF: a Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal precisa ser arquivada durante 5 anos, segundo o Art. 173 do Código Tributário Nacional;
  • IPI / IPVA / ISSQN / ITR / IPTU / ITBI: tais documentos precisam ser armazenado por 5 anos, como prescrito pelo Art. 173 do Código Tributário Nacional;
  • LALUR (Livro de Apuração de Lucro Real): precisa ser preservado por 10 anos a partir do último registro feito no mesmo, conforme previsto no Art. 46 da Lei Orgânica da Seguridade Social;
  • DAMEF (Declaração Anual de Movimento Econômico e Fiscal): tem que ser mantido por 5 anos, prazo determinado pela Lei do Código Tributário Nacional, em seu Art. 173.

Documentos trabalhistas e previdenciários

  • documentos previdenciários: segundo os regimentos do Regulamento da Previdência Social, a organização deve manter os arquivos referentes ao cumprimento de suas obrigações legais pelo período de 10 anos;
  • documentos trabalhistas: é obrigatório fazer a guarda desses documentos durante 5 anos, nos termos do Art. 7 da Constituição Federal e do Art. 11 da Consolidação das Leis do Trabalho;
  • contrato de trabalho: é recomendado que os contratos e os livros de registro de empregados sejam armazenados por tempo indeterminado;
  • recolhimento do PIS: os documentos que se referem a esse recolhimento devem ser guardados por 10 anos, de acordo com a Lei 2.052/83, Art. 3 e Art. 10 do PIS-PASEP;
  • FGTS: o Art. 23 da Lei nº 8.036/1990 prevê que os registros permaneçam arquivados por 30 anos, porém o Supremo Tribunal Federal pacificou o entendimento de que esse período deve corresponder a apenas 5 anos.

Soluções para armazenar os documentos de maneira eficiente

O grande acúmulo de papéis pode tornar-se um problema. Além do espaço físico demandado, manter a organização adequada é um grande desafio. Para isso, a empresa deve buscar soluções inteligentes que auxiliem nessa tarefa.

Atualmente, há como implantar, na empresa, softwares que controlem os períodos de arquivamento dos registros. Isso contribui com o monitoramento do que deve ser mantido e o que deve ir para descarte, evitando-se, assim, o acúmulo de papéis desnecessários.

Uma ferramenta poderosa para otimizar o armazenamento é a nuvem — tendo em vista que guardar os registros em arquivos digitais minimiza o espaço físico necessário. Outra vantagem é a organização, pois os documentos podem ser catalogados de maneira simples. Assim, são encontrados rapidamente, a partir de qualquer lugar.

A maneira como a sua organização guarda documentos fiscais pode reduzir prejuízos e complicações legais. Os registros são cruciais para comprovar que a empresa funciona dentro da legalidade. Encontrando uma solução que facilite o armazenamento, essa tarefa deixa de ser uma dor de cabeça.

A solução para não precisar guardar comprovantes de registro de ponto

Os comprovantes de registro de ponto são muito importantes. Além do espelho-ponto, os comprovantes de registro garantem o direito do colaborador pois servem como prova em casos de ações judiciais. Por isso, a maioria dos colaboradores têm o costume de guardá-los, acumulando pilhas e pilhas desses "papeizinhos" em suas gavetas de trabalho.

Com o Pontomais, é tudo digital. O colaborador tem acesso a todo o seu histórico de ponto de forma online, dentro do sistema, sem precisar guardar nada. E o melhor: tem o mesmo valor legal que os comprovantes impressos.

A Pontomais é a maior plataforma de Controle de Ponto da América Latina. Intuitiva, econômica e segura, somos mais que um sistema de controle de ponto, somos seu parceiro para um RH mais fácil e estratégico. Garantido que as empresas estejam dentro da lei e evitando passivos trabalhistas.

Diminua a burocracia usando tecnologia simples e ganhe tempo para cuidar das pessoas e do seu negócio. Clique aqui, conheça a Pontomais e venha revolucionar a gestão da sua empresa.

Até mais. 🙂

Compartilhe nas redes sociais: 

RH Digital

Preencha os seus dados e receba o ebook
de RH 4.0 gratuitamente.
Obrigado! Você receberá seu Ebook em breve.
Oops! Alguma coisa deu errado, tente novamente.

Mais posts do blog

Entenda o papel estratégico do RH nos processos de fusões e aquisições

O papel do RH em Fusões e Aquisições está relacionado a manter o clima organizacional em um momento de insegurança e tensão. Saiba mais nesse artigo.

Ler mais

CAGED agora é eSocial

O CAGED foi extinto para as empresas que estão inseridas no Simples Nacional. As empresas desse grupo agora repassam as informações pelo sistema do eSocial.

Ler mais

Entenda o que é RH 4.0 e qual é sua importância

O RH 4.0 é a união dos sistemas digitais e físicos. Que juntos conseguem visualizar uma produção inteira e ter autonomia para tomar decisões.

Ler mais

Fique por dentro do mundo de RH!

Faça o cadastro em nossa newsletter para receber nosso conteúdo novo, sempre fresquinho!

Conheça a Pontomais

Gestão de jornada na palma das mãos

Nosso App e Software de Controle de Ponto vai tornar sua vida mais fácil

20/03 18:01
R. Padre Anchieta, 2310, Mercês, Curitiba-PR
BANCO DE HORAS
+23:42

Que tal fazer um teste Grátis?

Experimente grátis por 14 dias o melhor sistema de Controle de Ponto da América Latina
COMEÇAR AGORA
Muito Obrigado. Clique AQUI para acessar a Pontomais
Oops! Alguma coisa deu errado ao enviar o seu cadastro! Tente novamente.

Estamos preparando sua conta...

Faça um teste grátis!

Experimente o melhor Controle de Ponto Online por 14 dias.
Sem Fidelidade!