Trabalhar além do horário não é uma prática tão incomum quanto parece. Urgências que surgem durante a rotina de trabalho ou acúmulo de tarefas podem fazer com que uma pessoa trabalhe mais do que o previsto. Porém, essas esticadas tendem a ser remuneradas e, por isso, as empresas devem buscar jeitos de reduzir horas extras.Isso não apenas vai contribuir para a redução nos custos, mas também permitirá um importante ganho de eficiência e produtividade. Veja a seguir como elaborar um plano de ação para conseguir essa redução e entenda mais!

Olhe para a execução das atividades

Será que as tarefas executadas no trabalho são feitas da melhor maneira possível? Ou existe algum jeito de romper com etapas burocráticas e tornar tudo mais fácil?Se você não sabe responder a essa pergunta com exatidão, então é hora de avaliar minuciosamente o que tem sido executado atualmente no ambiente organizacional.Compreenda, por exemplo, como é o fluxo de trabalho das pessoas que mais fazem horas extras. Talvez elas estejam sobrecarregadas ou, apenas, utilizando o próprio potencial da maneira incorreta.A partir dessa análise, dá para identificar o que pode ser melhorado — como a automação de certas etapas— de modo a reduzir horas extras.

Estimule o trabalho dentro do horário para reduzir horas extras

É comum que a ideia de trabalhar além do horário esteja associada à produtividade. Afinal, quem trabalha mais tempo se dedica mais à empresa, certo? A verdade é que não é bem assim, e os colaboradores precisam saber disso.Mais importante do que o tempo trabalhado é a qualidade da atividade. Então, é melhor ter uma equipe eficiente que termina tudo no horário do que ter uma que se estende até demais.Garanta que os profissionais saibam disso e estimule que o trabalho não extrapole o horário, exceto quando for realmente necessário.Dependendo do caso, dá até para tomar medidas mais drásticas, como programar o desligamento de equipamentos depois de determinado horário — mas tudo precisa ser conversado previamente.

Monte um banco de horas

Mesmo com todos os esforços, não tem jeito: eventualmente, as horas extras vão acontecer. Para evitar que todas elas se convertam em custos elevados para o negócio, uma excelente estratégia é montar um banco de horas.Basicamente, ele serve para registrar o tempo a mais fora do horário de cada colaborador, fazendo com que elas se acumulem — como se fosse uma poupança, em que o tempo é a moeda corrente.Assim, de acordo com esses “créditos”, o funcionário recebe folgas a mais ou maior flexibilidade de horário. É o caso do colaborador que acumulou 10 horas extras e recebe folga ou do que tem 2 horas e pode sair mais cedo em uma sexta-feira.Respeitando os acordos com sindicatos e questões da legislação, a tendência é reduzir horas extras de uma forma eficiente.

Utilize um software de gestão de ponto

Porém, nada disso é possível sem que você dimensione efetivamente quanto tempo a mais as pessoas têm trabalhado. Por isso, o ideal é utilizar um software voltado para a gestão de ponto como o Pontomais.Ele garante o registro automático e confiável de todo o tempo trabalhado, permitindo que fique de olho na jornada de trabalho. Isso evita aquele mar de papelada para a conferência de horários e permite, também, a análise de indicadores.Assim, você ficará sabendo qual é o setor que mais faz horas extras, qual é a efetividade das ações de redução e o que ainda precisa ser feito. Para completar, os colaboradores terão mais confiança nos registros, facilitando a comunicação e o relacionamento.Com essas dicas colocadas em prática, você vai conseguir montar um eficiente plano para reduzir horas extras. Além de contribuir para que a empresa tenha que pagar menos, toda a equipe se tornará mais produtiva.

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