A pandemia do COVID-19 alterou de diversas maneiras as relações de trabalho. Muitas empresas adotaram práticas de isolamento social, como home office e suspensão de contrato, por exemplo. Essa nova realidade pode impactar diretamente na maneira que o setor de RH atua dentro da companhia. 

Além de encontrar um modelo de gestão que auxilie na estabilidade financeira do negócio e que diminua os riscos diante das incertezas do mercado, é necessário que os colaboradores se sintam confortáveis e seguros, mesmo a distância.

Dentro desse contexto, um dos setores que deve atuar para que a companhia encontre os melhores resultados é o RH. Dessa forma, é possível manter os funcionários engajados na busca por soluções para os novos desafios e produzindo resultados ainda melhores. 

Controle de ponto, gestão de jornada, interações com o departamento financeiro, manutenção da cultura organizacional, plano de cargos e carreira, performance. Todos esses elementos devem estar alinhados para que a gestão de RH possa ser feita da melhor maneira possível neste momento. 

Por isso, separamos algumas dicas práticas para auxiliar o RH da sua empresa no gerenciamento a distância. Vamos nessa?

Controle de Ponto e Gestão de Jornada: Mantendo a Folha de Pagamento em Dia

Se você está acostumado a usar ponto manual, relógio de ponto ou livro de ponto, possivelmente irá encontrar alguns problemas com a gestão de jornada a distância. 

Seja no home office ou para os colaboradores que estão de férias ou com o contrato suspenso, a melhor opção para manter a folha de pagamento em dia é optar pelo controle de ponto online. 

Nesse tipo de gestão de jornada, é possível acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores em tempo real, o que facilita bastante a gestão de RH a distância.

Além disso, esse tipo de sistema também auxilia na construção da folha de pagamento. É possível exportar os dados do cartão ponto digital dos colaboradores para sistemas de folha de pagamento, fechando o espelho ponto em apenas alguns cliques.

Nos casos de suspensão de contrato, férias individuais ou coletivas, o sistema também auxilia os gestores e o RH para acompanhar a situação dos colaboradores a distância. Para quem está de férias, basta adicionar uma exceção de jornada - como você pode ver no vídeo abaixo:

Para os colaboradores que estão com o contrato suspenso, é possível realizar o mesmo procedimento. Porém, não se esqueça de adicionar um novo motivo, chamado “Suspensão de Contrato”, para manter o controle das diversas situações possíveis nesse momento. 

Cultura Organizacional: A Chave Para a Performance e o Engajamento de um Time

Além de otimizar as tarefas operacionais, o RH tem outro desafio: como manter a cultura organizacional a distância? Como manter vivas as crenças, os valores e os objetivos da companhia sem o auxílio do ambiente empresarial?

Para te ajudar, separamos duas situações organizacionais que estão sendo comuns ao período: home office e afastamento, seja por férias ou suspensão de contrato. Vamos ver algumas dicas:

Cultura Organizacional em Home Office

• ‍Pesquisas são fundamentais: Entender quais são as necessidades, os anseios e as principais dúvidas dos seus colaboradores é fundamental na hora de montar uma boa estratégia de RH a distância. 
  
  Nessa pesquisa, você pode fazer algumas perguntas chave para entender o contexto dos seus funcionários, como:
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• Quais os principais desafios de trabalhar em casa?
• Como podemos te ajudar a melhorar seu ambiente de home office?
• Está conseguindo manter uma boa comunicação com o gestor e o resto da equipe?
• Quais sugestões tem para a empresa nesse período de distanciamento social?
  
  Na hora de elaborar as perguntas, além das sugestões acima, é fundamental analisar a realidade da sua empresa. Pense assim: o que eu preciso saber para poder manter meus colaboradores engajados e produtivos, mesmo a distância?

• ‍Ative ações de engajamento e celebração: outra ideia interessante é marcar ações de descompressão do trabalho. Desse modo, os colaboradores continuam encontrando na sua empresa um apoio para os momentos difíceis.
  
  Noites de jogos, conversas com o CEO e entre membros de diferentes times, yoga e ginástica laboral em equipe. Essas são algumas das ideias possíveis de viabilizar por videoconferência e que podem aumentar ainda mais o engajamento da sua equipe.‍

• ‍Seja transparente com os resultados: saber os rumos que a empresa está tomando é um ótimo incentivo para que os funcionários continuem produzindo com qualidade. Se for possível, organize uma reunião e apresente os resultados da empresa como um todo nesse período de isolamento.

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Lembre-se: quando o colaborador entende o caminho que a empresa está trilhando, todas as suas atitudes podem ser pautadas nesse desenvolvimento.

Cultura Organizacional em Situações de Afastamento

Seus funcionários estão de férias ou com o contrato suspenso? Veja algumas dicas de como manter os valores da empresa em dia nessa tratativa:

• ‍Explique muito bem as coisas: situações de férias antecipadas e suspensão de contrato podem gerar diversas dúvidas para o colaborador. Por isso, é fundamental que ele compreenda os motivos dessas decisões e como todo o procedimento irá funcionar.
  
  Estabeleça datas de início e fim para as férias com antecedência. Para a suspensão de contrato, deixe claro que o período possível de afastamento é de até 2 meses - como regulamenta a MP 936/2020 - mas que talvez o funcionário possa retornar ao trabalho antes desse período.
  
  Certifique-se de que todas as dúvidas foram sanadas antes do período de afastamento começar.

• ‍Faça um follow up frequente: o funcionário que está em situação de afastamento ainda faz parte do seu time. Por isso, é fundamental que o RH acompanhe essas pessoas com uma certa frequência.
  
  Entre em contato com seus colaboradores. Mande uma mensagem, ligue, continue sendo transparente com relação às ações da empresa. Dessa forma, todos saem ganhando.

• ‍Para suspensões de contrato, acompanhe a situação do funcionário: o Governo Federal viabilizou a suspensão de contrato para o período da pandemia, desde que o empregador garanta que o colaborador receba um benefício em detrimento do seu salário.
  
  Esse benefício deve ser disponibilizado pelo governo e cai direto na conta do empregado. O processo de solicitação e recebimento do auxílio pode gerar muitas dúvidas no seu colaborador. 
  
  Por isso, acompanhe a situação e certifique-se de que está tudo correndo nos conformes para que seu funcionário não fique sem receber durante o período de afastamento.

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Gostou das dicas? Mantenha o foco na cultura organizacional e aprimore a sua gestão de RH mesmo a distância.