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gestão de dados

Como fazer a gestão de dados e o controle de ponto dos colaboradores?

Silvana Fernandes
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Quando falamos sobre o funcionamento correto do departamento de pessoas, não estamos nos referindo apenas ao pagamento feito em dia e aos benefícios atrativos. A gestão de dados envolve prevenção a problemas trabalhistas, controle de indicadores como absenteísmo, turnover, custos com treinamento e muito mais.

Dentre as informações que devem ser geridas, algumas chamam mais atenção. Quem tem um quadro maior de colaboradores é capaz de entender, por exemplo, o drama que é quando não há uma forma de controlar o ponto eletrônico. Para quem tem menos de 20 funcionários, agora tem o alívio dado pela Lei da Liberdade Econômica, que retira a obrigatoriedade do registro de ponto.

Antes de correr para fazer um orçamento e contratar um serviço de ponta, é necessário entender que essa gestão afeta diretamente na eficiência de uma empresa. Pensando nisso, vamos explicar o que é gestão de dados, como essa gestão permite uma atuação estratégica do RH e ajuda a alavancar os resultados organizacionais. Bora lá?

Por que contar com a gestão de dados dos colaboradores em uma organização?

Contar com a gestão de dados vai muito além da prevenção aos problemas com trabalhadores, tendo em vista que boa parte dos esforços em investimentos realizados em uma empresa devem servir como base para melhorar os processos e fazer um gerenciamento de pessoas mais certeiro.

Basicamente, fazer a gestão de dados significa utilizar de metodologias, de processos e de ferramentas para tornar as informações relacionadas a uma organização em sabedoria empresarial e embasar a tomada de decisão e o planejamento estratégico.

Quando existem ferramentas de apoio — como é o caso do ponto eletrônico —, o RH diminui consideravelmente a demanda de trabalho, o que possibilita que ele tome conhecimento dos hábitos de marcação de ponto dos colaboradores. Assim, a empresa que costuma ter problemas com horas extras conseguirá ajustar os comportamentos de quem registra antes ou depois do horário, sem a permissão do gestor.

É possível, ainda, aplicar sanções administrativas e afins — desde que estejam previstas pela empresa, é claro — àqueles profissionais reincidentes em não marcação de ponto.

Como a gestão de dados favorece o RH?

Não fique pensando que é impossível realizar uma boa gestão de dados em uma empresa com muitos colaboradores. Também não é coisa de outro mundo para quem tem um pequeno negócio, sem uma estrutura completa no RH. Até porque, como mencionado anteriormente, há uma lei que visa flexibilidade essa atividade para empresas com menos de 20 empregados.

Para lidar com os inúmeros indicadores de gestão de pessoas e prevenir problemas trabalhistas, há uma ferramenta para dar apoio — já que essas tecnologias possibilitam que a gestão de dados aconteça de forma automatizada e simples. Esse ganho de tempo se torna um grande aliado no momento de tornar o RH mais estratégico.

Porém, fica uma ressalva: algumas ações são necessárias para que a tecnologia seja, de fato, uma aliada. Embora ela realize a gestão de dados e facilite consideravelmente a vida do DP, isso não descarta a responsabilidade do setor de conferir as informações e de cobrar gestores e colaboradores de seguirem o que foi determinado.

O que essa gestão deve analisar para cumprir com as obrigações trabalhistas?

Separamos um tópico para falar somente sobre isso, devido à sua importância. Cumprir com as obrigações trabalhistas é uma questão de sobrevivência da empresa, pois as multas para quem não está de acordo com a lei são pesadas. Com a implantação do eSocial e o aumento da fiscalização, respeitar a regulamentação vigente se tornou ainda mais vital.

Para isso, é preciso entender que os ajustes manuais não são bem vistos pelo Ministério do Trabalho, principalmente quando esses lançamentos são feitos de forma padronizada, com os mesmos horários de entrada e de saída todos os dias. Sabe por quê? Porque passa a impressão de que a empresa está obrigando o colaborador a trabalhar fora da escala e que o registro é de faixada.

A dica, então, é tirar em torno de 10 minutos por dia para levantamento e análise de dados na plataforma de gestão escolhida por você. É rápido, preciso e permite corrigir as falhas em tempo hábil.

Todavia, para análises completas, o indicado é reservar semanalmente um tempo maior. Além de levantar mais informações e conseguir agir diante de indicadores insatisfatórios, não fica tarefa acumulada para o final do mês e para o fechamento de ponto.

Como um sistema de ponto pode contribuir para a boa gestão desses dados?

Investir em uma plataforma que faça o controle de ponto permite não só a redução de erros como também as fraudes no sistema. Quer um exemplo? Você não vai mais se preocupar com os colaboradores que exercem atividades externas, caso invista em uma ferramenta que permita que o ponto seja registrado com a ajuda do GPS ou do reconhecimento facial. Assim, aquelas horas que são lançadas a mais serão cortadas.

É necessário ressaltar que a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) tem regras específicas para as atividades externas. Uma vez que o não cumprimento dessas determinações pode resultar em um processo na Justiça do Trabalho, o ponto eletrônico surge como uma solução apropriada para reduzir esses problemas. Isso porque o colaborador pode reivindicar horas extras, adicional noturno e/ou outras adequações salariais que podem ser acompanhadas por meio desse sistema de registro.

Também não podemos nos esquecer do teletrabalho, que entrou em vigor em 2017, após a Reforma Trabalhista. Se você nunca ouviu falar nessa mudança, saiba que o teletrabalho é o mesmo que trabalho remoto ou home office — uma tendência de emprego que tem crescido no Brasil como forma de motivar os profissionais e reduzir os custos.

E, sim, até quem está nessa modalidade precisa registrar o ponto diariamente. Como não faz sentido pedir ao profissional para se deslocar até a empresa só para isso, disponibilizar a ferramenta online é a melhor saída.

Existem ferramentas que auxiliam a inclusão de dados?

Já ouviu falar em Application Programming Interface ou Interface de Programação de Aplicativos (APIs)? O termo nada mais significa do que um conjunto de instruções e padrões de programação para permitir o acesso a um aplicativo de software.

Desse modo, os APIs permitem integrar vários sistemas para reunir informações no dia a dia. Para facilitar sua vida, o ideal é optar pela contratação de serviços que permitem essa facilidade, já que eles são passíveis de personalização e muito mais completos.

Por fim, é possível perceber que essas ações contribuem para que a gestão seja feita de maneira automatizada e as falhas sejam substancialmente reduzidas, certo? Nesse novo momento de RH 4.0, não há mais espaço para as empresas gastarem horas e horas com lançamentos manuais, sob pena de perderem espaço no mercado!

E então? Ficou interessado em realizar uma boa gestão de dados e nos benefícios que ela vai agregar para sua organização? Entre em contato com a gente para conhecer nossos serviços e encontrar o que melhor se aplica à realidade do seu negócio!

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