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Folha de pagamento: 8 erros mais comuns

A emissão de uma folha de pagamento correta é uma das missões de todo colaborador de Departamento Pessoal (DP). Mas erros na folha de pagamento podem acontecer. São muitos os detalhes que envolvem os processos e, além disso, é preciso ficar atento ao controle de informações durante o mês.Ademais, as falhas ainda podem causar futuros transtornos com passivos trabalhistas, devido ao lançamento de dados errados no registro e no vencimento dos funcionários. Tudo isso pode prejudicar o caixa da empresa e criar uma série de dificuldades na condução dos negócios — isso sem contar a possibilidade constante de processos.Neste post, você conhecerá os erros mais comuns na folha de pagamento. Quer saber quais são eles? Continue a leitura e aprenda a identificar essas falhas e como corrigi-las. Vamos lá?!

Quais os principais erros na folha de pagamento?

Separamos para você os erros mais recorrentes nas folhas de pagamento. Veja!

1. Centralizar os dados

Deixar todas as informações da folha de pagamento concentradas em apenas um computador é um enorme risco para a empresa, pois se o aparelho sofrer algum dando, todos os dados podem ser perdidos.Além disso, focar toda a operação de folha de pagamento em apenas um funcionário também é uma péssima ideia. Afinal, se ele tiver algum problema de saúde ou se desligar da empresa, os outros profissionais do RH não saberão como conduzir as rotinas, não é mesmo?

2. Falhar na previsão dos custos

A equipe de profissionais é um ativo de extrema importância para qualquer empresa. Afinal, eles são os responsáveis por manter as suas operações em pleno funcionamento, além de desenvolverem processos e atividades para que seja possível se destacar no mercado. Portanto, é preciso ficar atento ao pagamento desses colaboradores.Porém, em alguns momentos, é comum que as empresas tomem decisões erradas e tenham falhas no planejamento financeiro, ignorando a previsão do 13º salário, os bônus e as premiações. Isso gera graves transtornos para o negócio, já que sai caro ter de recorrer a empréstimos para arcar com os custos da folha de pagamento.

Teste pontomais 2019

3. Ignorar as mudanças na empresa

Um erro muito comum cometido nas empresas é ignorar a mudança de situação dos trabalhadores, como promoções, volta de licença-maternidade, agendamento de férias, benefícios e até mesmo desligamentos.Já pensou um colaborador ser promovido e receber o salário anterior? Ou o funcionário ser desligado e o salário continuar caindo na conta dele?Apesar de esses processos poderem ser corrigidos, são muito onerosos para a empresa e envolvem muito trabalho e desgaste — para o funcionário e para a empresa.

4. Não levar em conta as mudanças fiscais e da legislação

Além da situação dos colaboradores, a legislação fiscal e trabalhista também sofre alterações e, por isso, precisam ser constantemente acompanhadas. Ignorar essas mudanças pode acarretar diversas questões, como causas trabalhistas e o pagamento de multas.Exemplo disso é a última reforma trabalhista, que trouxe uma série de mudanças nas relações entre empregadores e empregados. Por exemplo, a possibilidade de negociar salários e benefícios sem a necessidade de recorrer a um sindicato ou a mudança na forma como é entendida a jornada de trabalho. Isso acaba influenciando na folha de pagamento.

5. Errar nos cálculos

Infelizmente, é comum que, no momento de calcular a folha de pagamento, a faixa de desconto selecionada não seja a correta para determinado funcionário ou que algum número seja digitado de forma errada.Isso acontece, principalmente, nos casos em que o cálculo é feito de forma manual ou utilizando uma planilha, então, o mais recomendado é que a empresa conte com a ajuda da tecnologia para fazer a gestão do RH. Afinal, ninguém quer se ver em meio a problemas por pagamentos feitos de maneira equivocada.

6. Enquadrar erradamente o colaborador

Para muitos, pode até parecer fácil elaborar a folha de pagamento. Porém, esse é um processo complicado e cada categoria de trabalho — como profissionais da indústria, do comércio etc. — tem acesso a certa base salarial, a direitos e a benefícios, entre outras coisas. Erros no lançamento dessas informações geram grandes transtornos para a empresa.Outro ponto importante é o enquadramento dos profissionais. A companhia pode contar com colaboradores assalariados, pessoas jurídicas, home officers, freelancers, dentre outros. Assim como nas categorias de trabalho, o enquadramento profissional também segue regras específicas e errar esse lançamento também causa prejuízos.

7. Não levar em consideração os extras da folha de pagamento

A folha de pagamento não leva em consideração apenas os vencimentos dos colaboradores. Há uma série de pagamentos extras aos quais as empresas devem ficar atentas, sobretudo no que diz respeito às horas extras e a outros adicionais. Para não errar e ter problemas, adote uma política clara para o cálculo dessas horas.Além disso, é importante informar para toda a sua equipe como as horas extras funcionam e como o cálculo é executado. Com todos os colaboradores familiarizados com o sistema, as chances de errar ou se ver em meio a algum processo são bem menores.

8. Esquecer-se dos impostos que incidem na folha de pagamento

Deixar de pagar impostos pode trazer grandes problemas para uma empresa, que pode se ver sujeita a arcar com multas pesadas e, ainda, precisar enfrentar uma série de sanções que prejudicarão o negócio como um todo. Por isso, é sempre importante ficar atento aos tributos corporativos.Quando se trata da folha de pagamento, os impostos variam conforme a mudança de faixa salarial, o bônus que é concedido e os benefícios que são repassados. Dessa forma, tenha os seus dados sempre atualizados para não correr o risco de errar na hora de recolher os tributos da folha de pagamento.

Como esses erros na folha de pagamento podem ser evitados?

Todas essas situações podem ser evitadas com a ajuda de um software. Portanto, esse recurso é muito seguro, o que torna possível otimizar a produção do contracheque e o lançamento de dados referentes à folha de pagamento da sua empresa sem que você precise se preocupar com possíveis falhas.Com os softwares de folha de pagamento, você agiliza a alimentação dos dados para efetuar os cálculos. Isso diminui as chances de erros com a sua equipe, como os que listamos ao longo deste post.Essas ferramentas ainda têm funcionalidades para fazer cópias dos documentos com regularidade e asseguram a armazenagem das informações em caso de algum problema no computador. Isso aumenta a segurança dos dados corporativos, além de criar um mecanismo de validação das informações lançadas na folha de pagamento.

Gostou de saber quais são os principais erros na folha de pagamento? Então, não deixe de ler nosso artigo sobre como facilitar os processos para quitar os vencimentos dos seus colaboradores!

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