A folha de pagamento é um dos itens mais importantes no departamento pessoal de uma empresa. Esse documento tem diversas finalidades, desde as mais operacionais - como, por exemplo, organizar a contabilidade da empresa - até o papel fiscal e contábil.
Por isso, criamos um artigo completo sobre folha de pagamento, com tudo o que você precisa saber sobre legislação, erros mais comuns e como facilitar os processos de folha no dia a dia.
Vem com a gente.
Afinal, Para que Serve a Folha de Pagamento?
A folha de pagamento reúne informações do empregado e da empresa, gerando um documento que indica todos os valores de remuneração, impostos, descontos e bonificações dos trabalhadores. Assim, assegura que os colaboradores tenham a sua remuneração recebida corretamente, sem atrasos ou faltas.
Veja abaixo todos os itens que devem constar em uma folha de pagamento:
- Salário do colaborador (valor fixo, determinado em contrato);
- Adicional noturno;
- Adicionais de insalubridade e periculosidade;
- Comissão e bonificações;
- Horas extras;
- Faltas e atrasos registrados no controle de ponto;
- Salário família;
- Vale refeição;
- Vale transporte;
- Contribuição sindical;
- Contribuição com o FGTS;
- Imposto de renda.
Gerir com eficiência a folha de pagamento é um dos pilares para o bom funcionamento da empresa, especialmente para a saúde financeira dos negócios.
Erros cometidos durante a elaboração da folha podem trazer problemas para os colaboradores, além de muitas dores de cabeça para os empregadores. Isso significa que a elaboração da folha de pagamento exige atenção redobrada e expertise.
O Que a Legislação Diz Sobre a Folha de Pagamento?
De acordo com o Art. 255 do Decreto 3048 - que regulamenta a Previdência Social - todas as empresas são obrigadas a emitir folha de pagamento mensal. Nesse documento, devem constar a remuneração paga, devida ou creditada a todos os funcionários pelo seu serviço.
Além disso, o decreto também estabelece que a companhia deve manter, em cada estabelecimento, uma via da folha e os respectivos recibos de pagamento.
Por fim, a legislação determina que a empresa deve lançar mensalmente os fatos geradores de todas as suas contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos. Esse lançamento deve ser feito de forma discriminada e em títulos próprios da contabilidade da companhia.
Quais os Principais Erros na Folha de Pagamento?
Por ser um processo tão importante no dia a dia do Departamento Pessoal, listamos alguns dos maiores desafios da folha de pagamento no dia a dia. Saiba mais:
1. Cálculo Errado
Qualquer registro errado no sistema ou planilha pode comprometer seriamente o fechamento da folha de pagamento. Por isso, é fundamental que, ao gerar a folha de pagamento, cada informação seja cuidadosamente verificada e conferida.
Como muitos percentuais incidem sobre a remuneração dos funcionários, erros de cálculo acabam sendo cometidos. É comum encontrar a inserção de informações incorretas referentes a horas extras, adicionais e benefícios, INSS e faltas, levando ao cálculo errado.
Por isso, fique atento a todos os detalhes no momento do cálculo da folha para que nenhum número saia errado e comprometa a remuneração do trabalhador.
2. Centralização de Dados
Deixar todas as informações da folha de pagamento concentradas em apenas um computador é um enorme risco para a empresa. Isso porque se o aparelho sofrer algum dano, todos os dados podem ser perdidos.
3. Problemas com Fórmulas Automáticas e Falta de Backups
Uma fórmula errada pode gerar uma folha de pagamento com remunerações totalmente incorretas, prejudicando o funcionário e acarretando sérios prejuízos financeiros para a empresa. Por isso, é fundamental redobrar os cuidados em relação a fórmulas automáticas.
Além disso, a empresa deve manter um backup constante de todas as informações geradas para a elaboração da folha de pagamento. Isso evita que os eventuais problemas com o servidor comprometam os dados.
4. Falhas na Previsão dos Custos
Em alguns momentos, é possível que ocorram falhas no planejamento financeiro da empresa. Alguns motivos podem ser: esquecer de prever o gasto com 13º salário, os bônus e as premiações, por exemplo.
Isso gera graves transtornos para o negócio, já que sai caro ter de recorrer a empréstimos para arcar com os custos da folha de pagamento.
5. Não Contar com as Mudanças na Empresa
Um erro muito comum quando de trata da folha de pagamento é ignorar a mudança de situação dos trabalhadores. Fique atento a mudanças de cargo, volta da licença-maternidade, agendamento de férias, benefícios e, até mesmo, desligamentos.
6. Desatenção à Legislação Trabalhista
Além da situação dos colaboradores, as legislações fiscal e trabalhista também sofrem alterações e, por isso, precisam ser constantemente acompanhadas. Ignorar essas mudanças pode acarretar diversas questões, como causas trabalhistas e o pagamento de multas.
Exemplo disso é a reforma trabalhista, que trouxe uma série de mudanças nas relações entre empregadores e empregados. Algumas delas influenciam diretamente na folha de pagamento.
7. Planilhas e Controle de Ponto Manual
Por incrível que pareça, ainda é comum a utilização de planilhas e de registros manuais. O controle de ponto manual é uma das principais causas de erros na folha de pagamento, pois exige muita mão de obra do RH, gera processos exaustivos e passíveis de equívocos.
Se a planilha tiver algum problema ou se o registro manual apresentar algum defeito ou rasura, por exemplo, todos os dados podem ser perdidos.
Como Otimizar os Processos de Folha de Pagamento?
- Invista em Controle de Ponto Online
O software de registro de ponto auxilia na gestão de informações e dados para o cálculo correto da folha de pagamento, pois automatiza a elaboração do espelho-ponto. Além disso, ele otimiza a gestão de jornada e mantém todos os registros em segurança.
- Acompanhe as Horas Trabalhadas Regularmente
É muito importante que o RH faça o controle de horas regularmente. Afinal, os colaboradores podem realizar horas extras, acumular banco de horas, ter muitas faltas e atrasos, entre outros itens que afetam diretamente a folha de pagamento.
- Identifique os Problemas de Gestão de Pagamentos
É possível que a empresa desenvolva problemas com a folha de pagamento por falta de organização e problemas de gestão. Para resolver esses desafios, o ideal é que o gestor reavalie os processos e busque opções viáveis para melhorar e agilizar a gestão de pagamentos.
- Padronize a Estrutura de Cargos e Salários
Manter os funcionários motivados é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Para alcançar esse objetivo, é fundamental ter uma política de remuneração eficiente e justa. Ao definir uma estrutura de cargos e salários, os colaboradores podem entender como funciona a distribuição das remunerações, bem como as gratificações e benefícios.
- Mantenha os Dados Atualizados
Funcionários podem mudar de estado civil, ter novos dependentes, mudar de cargo e a própria legislação trabalhista pode ser alterada. Por isso, é imprescindível manter atualizados os dados de todos os colaboradores regularmente.
- Automatize os Pagamentos
Com a facilidade oferecida pelos bancos, as empresas podem automatizar os pagamentos rotineiros. Para otimizar os processos de folha de pagamento, é possível deixar os salários agendados diretamente com o banco e acompanhar seu andamento via web.
Essa facilidade evita atrasos. A tecnologia oferece essas e muitas outras facilidades para que os gestores possam aprimorar os processos de folha de pagamento.
