8 dicas para otimizar controle de entrada e saída de funcionários

8 dicas para otimizar controle de entrada e saída de funcionários
Silvana Fernandes

O objetivo deste texto é ensinar os atalhos para um controle de entrada e saída de funcionários mais eficiente. Afinal, as falhas de ponto trazem consequências jurídicas negativas para a empresa, especialmente o pagamento de quantias indevidas.Por isso, dê uma olhada nas 8 dicas que separamos a seguir e fique em dia com a legislação trabalhista!

1. Divida responsabilidades

O controle de entrada e saída de funcionários exige uma fiscalização mais próxima dos colaboradores. Trata-se daquele bom e velho puxão de orelha do dia a dia. Sendo assim, é preciso dividir a responsabilidade do controle de ponto com os supervisores imediatos de cada equipe.Essa medida traz, ao menos, duas vantagens:

  • o acompanhamento diário das marcações efetuadas;
  • o surgimento de um modelo com dois níveis de fiscalização, uma vez que o RH atua na revisão dos registros.

Então, não custa nada fazer um pequeno ajuste de gestão para incorporar uma rotina muito mais segura, não é mesmo?

2. Mantenha a equipe confiante, ativa e motivada

Os colaboradores têm de olhar para o controle de ponto como algo positivo, ou seja, como a comprovação da prestação de serviço, até porque a eficiência das marcações depende da contribuição desses profissionais.Do contrário, os procedimentos sofrerão constantes sabotagens e tentativas de obtenção de benefícios indevidos, o que, obviamente, expõe a empresa a riscos e pode levar ao aumento do número de processos trabalhistas.Por isso, a motivação exerce um papel fundamental na otimização do controle de entrada e saída de funcionários. Quando os trabalhadores atuam em sintonia com os objetivos da empresa, o cumprimento dos deveres do cotidiano é natural. Tome providências de gestão para garantir a confiança e participação ativa dos empregados!

3. Puna quando necessário

A legislação trabalhista disponibiliza algumas medidas punitivas caso os colaboradores faltem com suas obrigações. Com efeito, embora não seja lá uma situação confortável, as empresas devem disciplinar as marcações dos funcionários e, sempre que necessário, aplicar as punições cabíveis.Elas variam de uma simples advertência até a demissão com justa causa. Logo, os responsáveis precisam dosar sua aplicação, considerando a relevância da insubordinação, a reincidência, o prejuízo ocasionado, entre outros aspectos.Portanto, não deixe de exigir o cumprimento das normas e obrigações de ponto, sob a pena de arcar com as consequências judiciais.

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4. Automatize o controle de ponto

A otimização do controle de ponto não depende apenas da disciplina e engajamento dos colaboradores, mas, principalmente, da organização da empresa.Ocorre que muitos gestores ainda apostam em métodos ultrapassados. As anotações manuais, por exemplo, geram uma grande carga de trabalho para obtenção de informações simples, como marcações erradas ou ausentes, faltas, folgas, horas extras etc.Tendo isso em vista, uma administração eficiente de horários passa pela automatização de processos, de modo que as informações sejam coletadas, interpretadas e exibidas por meio de um software. Só assim, você não terá mais problemas com o controle de entrada e saída de funcionários e, consequentemente, reduzirá os riscos de processos trabalhistas.

5. Defina metas para o cumprimento da jornada

Qualquer aprimoramento ou melhoria requer a definição de onde se pretende chegar. Assim, a otimização do controle de entrada e saída de pessoas aplicada aos colaboradores pode ser realizada por meio do estabelecimento de metas.Por sua vez, medidas de motivação para o alcance dos objetivos que forem definidos precisam acompanhar a iniciativa. Desse modo, ao implantar metas para o cumprimento da jornada de trabalho, procure premiar os resultados positivos que forem alcançados. Isso valoriza os esforços empreendidos e facilita o cumprimento das jornadas.Como resultado, é possível incentivar um desempenho presencial mais regular. Sem dúvida, iniciativas dessa natureza podem conduzir a uma gestão mais eficiente e capaz de reduzir as ausências, assim como as marcações incorretas.

6. Controle a entrada e saída de veículos

A implantação de um sistema de controle de entrada e saída de veículos organiza e aprimora os acessos. Nesse sentido, os registros de chegada e saída podem identificar os horários efetivos dos funcionários, além de controlar os acessos desautorizados.Para isso, um sistema de controle pode ser adotado, fazendo uso de uma leitora conjugada com a cancela, ou por meio da utilização de cartão. No primeiro caso, são cadastrados os veículos no sistema e, no segundo, os dados do funcionário são vinculados ao cartão.Com essa prática, pode-se construir uma série histórica de acessos dos veículos cadastrados para cada colaborador. Associado aos demais controles implantados, isso permite uma efetiva gestão de entrada e saída de pessoal.

7. Controle o acesso da portaria

A mesma estratégia empregada para controle de acesso de veículos pode ser utilizada para o acesso à portaria da empresa. Com o controle de entradas e saídas, é registrada a passagem do colaborador e o horário em que se deu o deslocamento.Para sua efetivação, as possibilidades são inúmeras e vão desde catracas até a portaria virtual acessada por meio de senha individual. Além de padronizar a forma de acesso, sistemas de controle de acesso inviabilizam a circulação irregular de pessoas não autorizadas.

8. Faça uso de tecnologia

A tecnologia disponível para o controle de entrada e saída de pessoas tornou tudo bem mais fácil. A utilização do ponto online, por exemplo, permite não apenas o registro, mas a total gestão do ponto via internet.Além disso, os colaboradores podem ter acesso fácil aos próprios históricos de frequência e análises de desempenho, caracterizando a transparência do controle. Tudo isso com a geração de relatórios e a possibilidade de integração com o relógio de ponto eletrônico da empresa.Dessa forma, a utilização de tecnologia para o controle de ponto é uma iniciativa que auxilia a gestão das equipes de trabalho. Suas principais vantagens incluem o fornecimento de ferramentas que otimizam a utilização do tempo, evitando desperdícios. Com isso, participam do aprimoramento no desempenho de cada colaborador.Como você viu até aqui, existem diversas iniciativas que podem ser adotadas para se obter um efetivo controle de entrada e saída de pessoas na empresa. Em especial, a disponibilidade de tecnologia trouxe facilidades e novas possibilidades para a gestão e melhoria do desempenho das equipes.


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