Famílias, empresas e governos sempre devem considerar mecanismos ou estratégias para um eficiente controle de despesas. Há sempre um gasto não essencial em algum lugar, assim como a possibilidade de aumentar a eficiência do que se faz.Por sua vez, manter a saúde financeira e garantir o sucesso de sua empresa requer o controle de todas as despesas são normalmente efetuadas. Mas, afinal, como fazer isso? Continue a leitura e conheça nossas 4 dicas para fazer um controle eficiente dos gastos do seu negócio!

1. Crie um fundo de emergência e/ou controle de despesas

Se você cortar algumas folhas de uma planta de batata, novas folhas brotarão. Se forem retiradas todas de uma vez, ainda assim, com um pouco mais de esforço, nova folhagem nascerá. O mesmo ocorre com a beterraba, a batata-doce, a cenoura e muitas outras plantas. Sabe por quê?Porque elas possuem um fundo de reserva para emergências. Exatamente o que chamamos de batata, beterraba e cenoura constitui a reserva que garante a recuperação, mesmo em situações drásticas.Portanto, essa é a nossa primeira dica. As empresas que seguem esse modelo controlam suas despesas de modo a construir e manter um fundo de reserva financeira para contingências. Parte do que se produz deve ser reservado para fins de continuidade do seu negócio.Com um fundo de emergência, você não vai precisar recorrer a um empréstimo diante de uma demanda inesperada ou, pelo menos, terá muito mais margem de negociação. Considere, por exemplo, uma rescisão contratual com a qual você não contava — seu fundo poderá sustentar e reduzir possíveis danos.

2. Tenha um planejamento financeiro

O planejamento financeiro de uma empresa consiste em um conjunto de procedimentos e controles com o objetivo de elaborar e implementar o seu orçamento. Ao mesmo tempo, você também deve definir as metas que devem ser atingidas.A elaboração do planejamento financeiro e do controle de despesas de sua empresa pode estar voltada para o curto, o médio e o longo prazo. Para planejar, é preciso:

• entender o ciclo financeiro: como/quando entra e sai dinheiro da empresa;
• conhecer os custos envolvidos com o seu processo produtivo: os recursos consumidos e quanto custa produzir ou prestar serviço;
• definir o orçamento: identificar os valores que serão gastos e os que serão recebidos.

Com esse conhecimento em mãos, faça projeções e procure identificar os períodos de maiores demandas para dimensionar as reservas necessárias. Do mesmo modo, considere os períodos de maiores ofertas para estar preparado para não perder nenhuma oportunidade de negócio.

3. Invista em tecnologia para administrar

Você pode fazer uso de planilhas financeiras e aplicativos que auxiliem em uma ou outra atividade. Entretanto, o que mais vai ajudar a sua empresa a realizar um controle financeiro eficiente é a utilização de tecnologia na gestão do seu negócio.Implemente, por exemplo, um controle de ponto eficiente, preciso, online e que alcance todo o seu pessoal. Com isso, será possível fazer uma gestão completa eliminando todo o trabalho manual e a burocracia tradicionalmente envolvida no controle de ponto.Tempo é dinheiro e, desse modo, a tecnologia que permite gastar menos viabiliza o controle mais eficiente. Afinal, essa é a ideia, não é mesmo?

4. Reduza as despesas

Sim, é simples assim! Para começar a controlar as despesas, pense no que pode ser reduzido. Para isso, identifique suas despesas fixas e variáveis e considere a possibilidade de reduzi-las, avaliando cada uma.De modo geral, é mais fácil viabilizar cortes em despesas variáveis, mas isso não significa que você não possa encontrar pontos de redução de despesas fixas. Tudo deve ser avaliado!Com as nossas dicas, você está pronto para começar a pensar em implantar um controle de despesas eficiente. Tendo um controle de despesas eficiente em prática, será possível otimizar o trabalho do seu negócio e pensar nas melhores maneiras de levá-lo cada vez mais longe.E será que essas melhorias envolvem a terceirização de serviços administrativos? Leia sobre o assunto, conheça as vantagens e desvantagens da estratégia e veja se seria uma boa ideia para a sua empresa!

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