A expansão do home office está abrindo uma nova gama de possibilidades de como as empresas podem trabalhar e se estruturar. Nos dias de hoje, onde tudo é dinâmico e acelerado, essa modalidade ganha cada vez mais espaço.

Mas, o que é o trabalho remoto? Esse tipo de jornada de trabalho, conhecido também como home office ou teletrabalho, nada mais é do que a realização das atividades, metas e rotinas laborais à distância. 

Em tempos de pandemia como a do COVID-19, por exemplo, diversas empresas estão adotando essa prática para manter suas atividades em dia. Um dos benefícios do home office é justamente manter os colaboradores seguros, mas não é só isso.

O trabalho remoto pode diminuir os custos da companhia, reduzir os níveis de estresse entre funcionários, gerar vantagens fiscais para o empregador, entre outros.

Ou seja: trabalhar em casa traz vantagens e desvantagens para o empregador e para o empregado, assim como qualquer outra modalidade de jornada. Um dos grandes desafios para empreendedores e dos profissionais de RH é conhecer essas vantagens e desvantagens.

Em tempos de coronavírus, é importante saber como organizar as equipes para trabalhar em casa. Manter o controle da gestão de jornada dos colaboradores e uma folha de pagamento sem erros é fundamental para auxiliar nesse processo.

Por isso, preparamos um post completo para te ajudar. Bora?

As Vantagens do Home Office

Como mencionamos anteriormente, tanto a empresa quanto o funcionário podem ter diversas vantagens relacionadas ao trabalho remoto.

Veja só:

• ‍Funcionários despreocupados trabalham melhor. Em tempos de crise de saúde como a do COVID-19, por exemplo, é possível otimizar a produtividade da sua equipe mantendo-a despreocupada e segura em casa;‍

• Os gastos podem ser menores. Mesmo que a empresa se proponha a auxiliar os colaboradores com gastos de luz e internet, por exemplo, é possível diminuir os gastos da companhia com a prática de home office;
  Dica de Ouro: faça as contas dos custos relacionados ao escritório físico vs os valores que seriam gastos na prática do home office antes de propor essa modalidade na sua empresa.‍

• Microempresas também ganham. Dentre as vantagens do home office para o empregador, vale destacar a economia com encargos sociais e as vantagens fiscais para microempresas - como dispensa do Imposto de Renda, por exemplo;‍

• As escalas de trabalho podem ser mais flexíveis. Uma das vantagens do home office para e empresa é a possibilidade de trabalhar com atendimento ao cliente 24 horas por dia. Porém, é fundamental compreender as regras da CLT para essa prática.

Vale lembrar que os funcionários que trabalham em home office também devem ter seus direitos garantidos. Se manter informado é o que faz a diferença para manter as vantagens do home office para o empregador.

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As Desvantagens do Home Office

Como nem tudo é um mar de rosas, existem alguns desafios no trabalho remoto que valem ser destacados. Veja exemplos:

• Dificuldade de manter o foco no trabalho. Assim como alguns funcionários podem otimizar seu desempenho, é possível que outros tenham dificuldade em manter as atividades em dia quando trabalham em casa;
  Dica de Ouro: A liderança deve estar sempre atenta e acompanhar de perto os resultados e atividades da equipe para monitorar a produtividade e a entrega de resultados.

• Podem ocorrer falhas na comunicação. Além disso, há a dificuldade em realizar treinamentos, por exemplo, que são fundamentais para o desenvolvimento dos colaboradores e para o sucesso da empresa;
  
  
• É mais difícil manter o espírito de equipe. Para que isso não aconteça, uma boa ideia é realizar reuniões no começo a o final do dia através de chamada de vídeo. Outro ponto que ajuda na manutenção do time é o contato direto entre gestores e funcionários, além de feedbacks constantes entre toda a equipe; 

• Alinhar as expectativas é fundamental. O home office é uma estratégia que depende de um equilíbrio entre as duas partes. De um lado, a empresa precisa ver se essa nova política está de acordo com o modelo de negócios. Do outro, o colaborador precisa se enxergar nessa nova realidade e se sentir totalmente apto para realizar suas atividades nessa modalidade.

Como Funciona o Trabalho Home Office na Prática?

Com a necessidade de uma adaptação rápida em situações como a do COVID-19, por exemplo, os empregadores devem adotar práticas e ferramentas que facilitem a nova rotina.

Verificar se os seus colaboradores tem acesso a uma boa conexão de internet deve ser o primeiro item da lista, pois as atividades e a comunicação vão funcionar melhor no âmbito online.

Outro ponto chave nessa organização é com relação aos equipamentos. Para alinhar isso com as equipes, basta verificar quais itens do escritório podem ser emprestados aos colaboradores - e quem tem uma estrutura segura e confortável para trabalhar em casa.

Além dos pontos levantados acima, vale ressaltar que uma parceria entre a gestão de RH e a liderança das equipes é fundamental. Os gestores podem, por exemplo, desenvolver a melhor metodologia para gerenciar cada equipe e para manter o fluxo de trabalho funcionando.

Com relação a ferramentas que podem auxiliar nas suas atividades, selecionamos algumas que estamos usando aqui na Pontomais:

Trello

Essa ferramenta é essencial para organizar as atividades da sua equipe. No Trello, é possível gerenciar tarefas, definir prioridades, montar checklists e e acompanhar o andamento de toda a rotina de trabalho.

Google Hangouts Meet

Essa ferramenta, que geralmente é paga, foi liberada para uso premium pela Google até o dia 1º de Julho. A ferramenta do Hangouts Meet auxilia na comunicação e na realização de videoconferências, o que pode ser uma mão na roda para melhorar a comunicação da sua empresa.

Pontomais

A nossa ferramenta de gestão de jornada facilita bastante as atividades de home office. O sistema da Pontomais garante que os gestores e a equipe de RH possam fazer o controle de ponto de maneira prática em home office.

Através do aplicativo e da versão para desktop, é possível acompanhar quais colaboradores estão fazendo o registro de ponto corretamente, por exemplo. Além disso, os gestores também podem fazer o controle de atestados, faltas e ausências de modo prático e intuitivo.

O sistema de ponto online também facilita bastante o fechamento de ponto, pois gera relatórios mensais com informações sobre a jornada de trabalho de todos os colaboradores.

Feedz

O Feedz é uma plataforma para gestão de pessoas que auxilia a sua empresa no acompanhamento dos times e de seus resultados - tanto em home office quanto fora dele.

O sistema funciona como uma rede social. O Feedz permite contatos e feedbacks entre os colaboradores, gestão de desempenho das metas traçadas para o período, pesquisas internas de clima e de evolução, organogramas, controle de Programas de Desenvolvimento (PDI), entre outras funcionalidades.

Também tem a função de celebrações, que serve como um estímulo para o engajamento dos funcionários a distância.

Agora é só Implementar!

Viu como o home office não precisa ser uma grande dor de cabeça? Com paciência, com empatia e com o uso das ferramentas certas, implementar essa prática em tempos de coronavírus não é tão complicado quanto parece.

E então: pronto para encarar mais esse desafio na sua empresa?