O fechamento de ponto mensal é uma das atividades obrigatórias de qualquer setor de RH. Para realizá-lo, é preciso fazer a contabilidade de horas que constam no cartão ponto online ou manual.

Em tempos de home office, essa tarefa deve ser realizada a distância - assim como diversas outras rotinas da empresa. Nesse momento, utilizar o ponto manual, seja ele em livro ponto ou relógio biométrico, pode ser um grande desafio.

Para te auxiliar, elaboramos algumas dicas de como organizar o seu RH remotamente. Acompanhe!

O Que é Cartão de Ponto?

De acordo com o Art. 74 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), empresas com mais de 10 colaboradores devem, obrigatoriamente, realizar o registro dos horários de entrada e saída dos empregados.

Isso inclui tanto os horários de início e fim de expediente como as marcações de intervalos. Ou seja, funcionários que trabalham 8 horas por dia, por exemplo, devem marcar pelo menos 4 pontos por dia: entrada, saída para almoço, retorno do almoço e fim da jornada diária.

Desse modo, o cartão de ponto nada mais é do que uma ferramenta de registro utilizada pelas empresas que operam dentro das leis da CLT. A marcação de ponto pode ser manual ou online, por exemplo. 

Como Funciona o Fechamento de Ponto Manual?

Mesmo que você utilize relógio de ponto, é possível que tenha que fazer o espelho de ponto manualmente para o fechamento das horas mensais trabalhadas por cada colaborador.

Nesse processo, é necessário verificar as marcações de ponto de todos os funcionários individualmente. Para isso, você pode utilizar uma planilha no Excel ou, até mesmo, um caderno.

O grande problema dessa modalidade de ponto é que o processo permite diversas falhas, como:

• Excesso de horas extras
• Dias com marcação de ponto errada
• Ausência de atestados para justificar o absenteísmo
• Falta de controle de jornada

Todas essas questões podem gerar muita confusão para o RH e, até mesmo, multas e processos por causas trabalhistas. 

Como Funciona o Cartão de Ponto Online?

A automação de processos facilita bastante o dia a dia de uma empresa. O uso do cartão de ponto online é apenas uma dessas vantagens. 

O ponto digital funciona exatamente como o modelo manual e como os relógios biométricos. Porém, oferece algumas facilidades para quem o utiliza.

• Registro de ponto com geolocalização: para quem trabalha em home office ou possui colaboradores que trabalham fora do escritório, essa é uma ótima opção. Com a geolocalização, é possível saber exatamente onde o seu funcionário estava na hora de bater o ponto - o que garante que suas atividades estão sendo cumpridas como o combinado;
  
  
• Auditoria em tempo real: com o sistema de gestão de jornada online, gestores e setor de RH conseguem acompanhar a marcação de ponto dos colaboradores na hora em que acontecem. Ou seja: se alguém tiver um atraso muito grande ou precisar faltar por que está doente, é possível reorganizar os times mesmo a distância;
  
  
• Relatórios de horas: no final do mês, ao invés de somar as horas trabalhadas, horas extra e banco de horas de cada colaborador, o sistema oferece um documento detalhado para você. Assim, basta exportar esses dados para o seu sistema de folha de pagamento e automatizar todo o processo;
  
  
• Gestores e RH conectados: com o ponto online, o gestor da equipe trabalha em paralelo ao setor de RH para realizar a gestão de jornada. Além de facilitar as tarefas para os dois lados, essa prática também cria uma proximidade entre os diversos setores da empresa e o RH.

Quais as Vantagens de Automatizar Processos do seu RH?

O setor de Recursos Humanos é um dos pontos mais estratégicos de qualquer empresa. 

Ao optar por automatizar serviços dessa área, você ganha tempo para o RH. Isso acontece porque, com a automação, é possível diminuir os processos burocráticos e focar no desenvolvimento da companhia e dos colaboradores.

Além disso, alguns outros pontos vantajosos são:

• Otimização da tomada de decisões diárias através de relatórios completos e assertivos;
  
  
• Elaboração de equipes de Recursos Humanos mais enxutas e com profissionais que consigam focar em estratégia;
  
  
• Diminuição ou, até mesmo, eliminação de erros operacionais advindos da realização de atividades manuais ou de planilhas que não funcionam como deveriam;
  
  
• O RH deixa de ser somente um setor operacional para lidar diretamente com as pessoas e os problemas da empresa;
  
  
• Aumento da produtividade do setor de RH de modo geral.

Gostou das nossas dicas? Opte pelo cartão de ponto online e comece a automatizar os processos do seu RH ainda hoje. 

Para saber como a Pontomais pode ajudar a otimizar os processos na prática, conheça o case da IBED: