O vínculo que existe entre a empresa e o empregado gera, ao longo do tempo, uma quantidade razoável de documentos no departamento de pessoal. Esses documentos servem, entre outras coisas, para comprovar que cada um vem cumprindo a sua parte no contrato de trabalho, evitando processos trabalhistas. Portanto, para ter ciência de todo movimento, torna-se imprescindível organizar os documentos do DP!

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É comum que a lei faça recair sobre o empregador a responsabilidade de guardar toda essa papelada e deixá-la à disposição da fiscalização, da Justiça ou do próprio trabalhador (em alguns casos). Essa característica peculiar faz com que o departamento de pessoal precise implementar um sistema especial de gestão desses documentos, nos termos da lei e da necessidade prática do dia a dia.

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Com isso em mente, trouxemos para você um artigo dedicado exclusivamente ao tema. Confira, a seguir, as dicas mais importantes para organizar os documentos do DP!

Por quanto tempo se deve manter os documentos na empresa?

Antes de investigarmos qual é a melhor forma para armazenar os documentos relativos à área de recursos humanos, é preciso saber que a lei obriga a empresa a guardar uma série de documentos.

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Isso significa que, mesmo que você não veja a menor necessidade de guardar o ponto de cada funcionário, a lei o obriga a fazer isso durante, no mínimo, cinco anos. Não guardar os documentos que a lei manda pode acarretar multas e inviabilizar eventuais pretensões da empresa em juízo.

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Chamamos esse prazo de período de guarda, e ele varia de acordo com cada documento específico. Os documentos relativos ao FGTS, por exemplo, devem ser guardados por 30 anos. Exames médicos, por sua vez, devem ser mantidos por 20 anos, enquanto o termo de rescisão de contrato de trabalho, o aviso prévio e o pedido de demissão podem ser guardados por apenas dois anos.

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A lei determina, ainda, o tempo que os demais documentos devem ser guardados. Confira a seguir quais arquivos e por qual perído precisam ser mantidos:

Durante dois anos

Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão, documentação do aviso prévio.

Durante três anos

Caged, a partir da data de postagem do arquivo.

Durante cinco anos

Comprovantes de vale-transporte, solicitação do abono do 13.° salário, pagamento e gozo de férias, atestados médicos, comprovantes de descontos, guias do recolhimento de contribuição ao sindicato, mapa dos acidentes de trabalho, comprovante de entrega do requerimento de seguro-desemprego, recibos dos pagamentos e registros do controle de ponto.

Durante 5-10 anos

Dependendo do caso, folhas de pagamento, recibo referente ao salário-família, afastamentos, licença-maternidade etc.

Durante 10 anos

Documentação referente ao PIS/Pasep, com o período sendo contabilizado a partir da data de recolhimento.

Durante 20 anos

Exames médicos — admissional, demissional, periódicos e anteriores ao retorno ao trabalho — contendo todos os exames, resultados e atitudes tomadas em relação a elas. Além disso, também devem ser mantidos dados do programa PPRA.

Durante 30 anos

Como já mencionado, a documentação acerca do FGTS deve ser guardada pelo tempo de 30 anos.

Durante tempo indeterminado

Livros de registro de empregados e livros de registros da CIPA.

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Como organizar os documentos do DP?

1. Estabeleça um local para guardar documentos

 Caso ainda não o tenha feito, é sempre importante designar um local específico dentro das instalações para a guarda de documentos. Todos os que não estejam sendo utilizados devem ser levados imediatamente para esse espaço e armazenados em seu devido local. Manter documentos espalhados pelo escritório pode gerar muito retrabalho e até mesmo perdas irreparáveis para a empresa. 

2. Categorize

 Pensar a respeito das categorias e critérios pelos quais devemos agrupar os documentos pode evitar muito trabalho no futuro. Um dos maiores vilões na guarda de documentos é a quantidade de trabalho e o tempo gasto para realizar tarefas simples, como encontrar um singelo documento. 

3. Utilize ordem alfabética

 Agrupar os itens por categoria é uma forma de saber exatamente onde procurar algo. No entanto, caso haja muitos subitens, faz-se necessário classificá-los, para melhor localização. A ordem alfabética é uma antiga e ótima aliada para a tarefa.

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Por exemplo, ao agrupar documentos de funcionários, organize as pastas de A a Z. Dessa forma, quando precisar encontrar um nome específico, basta ir até a letra e procurar lá. O trabalho de procura fica mais rápido e intuitivo. 

3. Tenha um auxiliar

 É sempre bom ter alguém responsável pelos documentos do departamento de pessoal. Mesmo quando não criamos formalmente essa função, tem sempre alguém que acaba assumindo. Assim, se você não tem recursos para contratar um profissional especializado só para isso, talvez seja válido criar uma função gratificada. 

5. Digitalize os documentos para fácil consulta

 O departamento de recursos humanos depende constantemente de consultar os documentos dos funcionários. Sejam os arquivos mais antigos, para um processo trabalhista, seja um atual para rever um erro no pagamento, por exemplo. Esse é um dos grandes desafios para a organização: tirar e colocar no lugar diversas vezes exige grande fluxo de trabalho.

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A melhor maneira de zelar pela boa arrumação e fácil localização é digitalizar. Com os scanners, encontrar o que se precisa é rápido e não gera bagunça nem esforços físicos. Tudo o que se precisa para consultar está em seu computador. 

6. Controle o tempo de descarte virtualmente

 Outro benefício oferecido pela tecnologia do scanner de arquivos é o melhor controle do tempo de descarte. Não é preciso depender de caixas velhas, com etiquetas apagadas. Basta consultar os seus arquivos digitais e deletá-los facilmente sem esforço.

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Para isso, segmente os documentos nas pastas de acordo com o ano. Por exemplo, no local onde são armazenados os dados de folha de pagamento, tenha subdivisões com um item para cada ano. Assim, o desacúmulo de documentação desnecessária é feito pontualmente. 

7. Faça bom uso da nuvem

 Manter documentos na nuvem pode ser uma forma mais barata e mais eficiente de armazená-los. Além disso, torna-se muito mais fácil e rápido fazer uma busca quando precisar do documento, como durante uma fiscalização ou auditoria, por exemplo. Além disso, pode-se citar os sistemas informatizados de controle de ponto dos funcionários, que facilita muito a guarda e o acesso a esses dados.

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Aplicando as dicas à rotina do departamento de pessoal, os arquivos ficam sempre arrumados, ajudando no processo de busca e guarda. Por isso, organizar os documentos do DP corretamente é uma tarefa fundamental para que o seu processo seja pontual e alinhado.

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