Automatizar as rotinas de departamento pessoal é uma ótima estratégia para obter mais produtividade, focar no que mais importa e promover uma transição digital no modelo de administração do RH.

Em resumo, essas rotinas se referem ao conjunto de práticas do Departamento Pessoal (DP) para atender aos critérios burocráticos e legais da relação do empregado com seu empregador, como distribuir holerites e controlar o ponto eletrônico.

Com as ferramentas certas, as práticas do DP ganham agilidade, qualidade e acerto. A seguir, reunimos uma série de informações sobre o assunto e destacamos as vantagens de automatizar as rotinas da empresa. Confira!

1. Mantém o foco em questões estratégicas

Apensar do RH focar boa parte da sua energia em questões mais burocráticas, o setor tem uma série de outras funções estratégicas e vitais à organização — contratação, integração e treinamento do time, por exemplo.

Portanto, a primeira vantagem da automatização é que o "grosso" do trabalho passa a ser feito por sistemas que exigem pouca ou nenhuma intervenção humana. Logo, os profissionais de RH poderão focar em outras atividades mais estratégicas.

‍A folha de ponto, que demora horas ou até dias para ser analisada, poderá ser trocada pelo ponto eletrônico e por modernos sistemas de gestão da jornada de trabalho.

Já a distribuição dos holerites, que é feita manualmente entre os colaboradores, poderá ser digitalizada, e os recibos de pagamento disponibilizados online para os profissionais. Ou seja, menor foco no burocrático.

2. Agiliza as rotinas de departamento pessoal

Justamente pelo alto grau de burocracia, as rotinas de departamento pessoal se tornam mais demoradas que a média. Algumas tarefas, como o agendamento e controle das férias, podem demorar muito mais que o ideal.

Essa lentidão vai no sentido oposto do que é esperado das empresas. Em um mercado de mudanças rápidas e profundas, passar semanas cuidando de tarefas simples e sem impacto estratégico é um grande problema.

Mais uma vez, então, a automação é a melhor saída. Os softwares de departamento pessoal, por operarem no digital e com algoritmos avançados, podem realizar trabalhos complexos em poucos minutos (ou até segundos).Imagine um relatório de assiduidade dos profissionais por setor de atuação. Fazer isso manualmente poderia levar dias, sem contar as falhas e o estresse do trabalho.

O sistema faz o mesmo em minutos, com acerto.

3. Melhora a tomada de decisões diárias

Um adulto comum toma cerca de 35 mil decisões por dia, muitas dentro do ambiente de trabalho. No RH, as decisões envolvem demissões e promoções, por isso é importantíssimo estar certo.

A automação é o primeiro passo para ter acesso a relatórios mais completos e acertados. Bons sistemas de RH contam com painéis de controle (dashboard), com informações estratégicas dos talentos e do departamento.

Dados sobre as férias vencidas, admissões, desligamentos, benefícios complementares e jornada de trabalho podem significar muito e ajudam o gestor de recursos humanos a tomar decisões mais rápidas e acertadas.

Os dados contidos em cadernos de anotações ou planilhas nem sempre são confiáveis, pois ainda precisam ser "lapidados" para a análise e contam com pouca segurança nas informações.

4. Facilita a criação de equipes "enxutas"

Esse é outro ponto essencial que mostra a necessidade de automatizar as rotinas. Como boa parte do trabalho mais burocrático pode ser automatizado e terceirizado para sistemas avançados, a demanda por mão de obra se torna menor. Dessa forma, o RH pode trabalhar com equipes menores e mais focadas.

Há uma série de vantagens nas equipes enxutas. Em primeiro lugar, o foco. Elas comumente são mais ágeis em decidir, agir e avaliar os resultados alcançados. Desse modo, a gestão de pessoas se torna mais eficaz.

Outro benefício está na redução de custos. É possível gastar menos com mão de obra e ter um orçamento de RH mais robusto para investir em questões estratégicas, bem como implementar tecnologias de ponta.

Uma equipe pequena e "munida" com as ferramentas certas pode trabalhar mais e melhor do que grandes equipes, além de custar menos à organização. Em razão disso, são diversos os benefícios correlacionados.

5. Elimina erros operacionais

Administrar as rotinas de departamento pessoal é um desafio, pois há um grande volume de trabalho e burocracia. Por causa disso, é natural que erros ocorram no expediente e que os talentos precisem refazer o trabalho.

Erros e retrabalho, no entanto, são grandes problemas. Eles diminuem a produtividade da empresa, custam caro, aumentam o estresse diário e tiram o foco do time, afinal, é preciso repetir o que saiu errado.

Softwares de automação reduzem significativamente o número de erros. Como todos os dados são cruzados por sistemas avançados, é muito mais difícil que algo saia do padrão e onere o RH ou a organização.

A redução de erros também significa a otimização da qualidade. Em outras palavras, torna-se possível liderar os profissionais de forma mais acertada e segura, além de atingir os resultados esperados com constância.

6. Aumenta a produtividade diária

Todos os pontos citados até aqui poderiam ser condensados em um único conceito: produtividade. Com a automação, o RH pode realizar tarefas diárias com maior rendimento e beneficiar toda a empresa.

Infelizmente, não é o que ocorre na prática. Alguns estudos indicam que só 39% do expediente é realmente aproveitado, o restante é perdido com tarefas menos importantes ou sem ligação com o trabalho.

A verdade é que empresas que querem continuar no mercado devem primar pela alta performance, em todas as áreas da empresa — inclusive nas mais burocráticas. Do contrário, perderão espaço para a concorrência.

Com uma boa tecnologia de gestão e automação, o gestor de RH tem mais facilidade em coletar dados, analisar resultados, criar metas desafiadoras e estimular todo o time no seu alcance. No fim, todos ganham.

‍

E aí, gostou do nosso artigo? Para automatizar as rotinas de departamento pessoal e criar um RH digital, é importante contar com bons sistemas de gestão: de programas para o controle de ponto e jornada de trabalho até softwares mais completos e destinados à gestão dos processos. Portanto, avalie o que se adéqua ao seu RH.

Agora, portanto, que você conhece as vantagens de automatizar as rotinas do DP, aproveite para divulgar esse conhecimento para os seus amigos. Então, basta compartilhar o nosso artigo nas suas redes sociais. Vamos lá!

Sobre o autor: O Convenia é uma HR tech, com soluções para automatizar todas as rotinas de departamento pessoal de PME's otimizando tempo e custo.  Acreditamos que ao eliminar processos burocráticos, os gestores conseguem dar mais atenção para o mais importante:  As pessoas.